Innledning

Internkontroll i Borettslaget

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslaget planlegger, organiserer, og vedlikeholder virksomheten i samsvar med krav fastsatt i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen – HMS (Internkontrollforskriften).

Det er fastlagt at borettslag er å anse som virksomhet på lik linje med annen næringsvirksomhet, og at det derfor må arbeides systematisk med HMS.

Det er styret i borettslaget som har ansvaret for å innføre og vedlikeholde Internkontrollsystemet.

Dersom det er utarbeidet en Internkontrollperm, så skal den følge styret. Internkontrollarbeidet skal på den måten kunne fortsette uavhengig av hvem som sitter i styret. Den er således et hjelpemiddel i styrets arbeid. Permen skal også kunne fremlegges for ulike tilsynsmyndigheter ved besøk i borettslaget.

Referanser

Utgangspunktet for etablering av internkontrollsystem er "Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)” som ble satt i kraft 1. januar 1997. I forskriftenes § 2 - Virkeområde - er det henvist til følgende lover og forskrifter som berører borettslaget:

Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester med forskrifter (produktkontrolloven sist endret 29. april 2005 (P)
Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr med forskrifter – sist revidert 30. april 2003. (EA)
Brann- og eksplosjonsvernloven med forskrifter - sist revidert 20. juni 2003 (B)
Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensingsloven) med forskrifter – sist revidert 17. desember 2004 (F)
Arbeidsmiljøloven med forskrifter – sist endret 10. juni 2005. (AM)

Borettslaget har ingen ansatte og berøres ikke av Arbeidsmiljøloven.

I parentes er angitt forkortelse for dokumentene (lov og forskrifter) som benyttes ved henvisning andre steder i denne dokumentasjonen, f. eks. i tabeller.

Definisjoner

Internkontroll: Å påse at krav fastsatt i, eller i medhold av, lov eller forskrift overholdes.

Internkontrollsystem: Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold, av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i rutiner, aktivitetsoversikter og sjekklister.

Systemrevisjon: Systematisk granskning av virksomheten for å fastslå at internkontrollaktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med internkontrollsystemet, og at internkontrollaktivitetene er hensiktsmessige for å oppnå virksomhetens mål for helse, miljø og sikkerhet.

Hensikt og mål

Borettslaget og borettslagets styre er opptatt av at vår virksomhet ikke skal forårsake ulykker, skade eller tap. Det skal skapes trivsel og trygghet for beboerne i borettslaget og tas hensyn til øvrige i området.

HMS-innsatsen skal:

verne om menneskers liv og helse
sørge for barns sikkerhet og mulighet for utfoldelse
bevare det ytre miljø
bevare bygg og anlegg
gi informasjon, kunnskap og motivasjon til beboerne

Dette skal skje ved at helse, miljø og sikkerhet planlegges og prioriteres på lik linje med økonomiske og andre tiltak som styret arbeider med. Følgende 5 punkter er sentrale i dette arbeidet:

Kartlegge: Kartlegge de farer som finnes i omgivelsene og som det ikke er gjort noe for å fjerne. Kartleggingen skal også gi oversikt over tiltak som er gjennomført og at disse fungerer.

Planlegge og prioritere: Styret må

· sette opp prioritert liste over hva det haster mest å gjøre noe med, og kostnader for dette

· sette opp handlingsplan som viser hva som skal gjøres når og innenfor hvilke tidsrammer.

Iverksette: Styret må iverksette tiltakene og benytte rutiner for utbedring av feil og mangler.

Oppfølging: Styret må følge opp at tiltak gjennomføres innenfor gitte tidsfrister, og se til at internkontrollen fungerer som den skal.

Mål: Målet er å ha innført et internkontrollsystem som tilfredsstiller myndighetenes krav til dokumentasjon og inspeksjon samt å informere beboerne. Det skal gjennomføres systemrevisjon av internkontrollsystemet.

Ansvar

Det er styret som har ansvaret for å innføre og vedlikeholde HMS-tiltakene i borettslaget. Ansvarsfordelingen i styret defineres i rutiner og aktivitetstabeller.

Lover og forskrifter

Når det gjelder lover og forskrifter som berører Borettslaget vises det til Lovdatas internett-adresse: http://www.lovdata.no.